Om de Belastingdienst in staat te stellen om op een nieuwe manier met data om te gaan werk ik aan een solution architectuur voor de contractadministratie die inzicht geeft in alle informatiestromen, zowel inkomend als uitgaand. Architectuur principes die bij gelden zijn o.a. eenmalig verzamelen, meerder keren gebruiken; scheiding van de concepten data, proces en regels.
Een vervolgopdracht was het coördineren van het architectuur proces om te komen tot een business architectuur definitie. Vanuit principes hebben we processen, de organisatiestructuur en de verantwoordelijkheden opgesteld. Onderdeel van mijn verantwoordelijkheden was het coachen van het team in architectuur denken.
Verdere vervolgopdrachten betreffen het opstellen van een migratie voorbereidingsstrategie waarmee de business het initiatief neemt om de transitie naar de Vernieuwing Gegevens te maken voor de bestaande gegevensstromen. Hieruit vloeit een opdracht voort om specifiek te kijken naar internationale gegevensstromen en de aansluiting op het externe verwijzingsportaal bankgegevens. Twee externe invloeden die geoptimaliseerd moeten worden binnen de kaders van de Vernieuwing Gegevens en dus de BA.
Showcase
De Belastingdienst heeft een nieuwe Referentie Architectuur voor de Gegevenshuishouding (RA) opgesteld waarin aansluiten op de bron in plaats van repliceren en het afleggen van verantwoording over (her)gebruik van gegevens, centraal staan. CAP Gegevens is voor de gehele Belastingdienst de ‘gegevensmakelaar‘ die hergebruik van interne en externe gegevens op een verantwoorde manier mogelijk maakt. Hiervoor bestaat een lopende ontwikkeling van de Domein Architectuur (DA). De beoogde verandering wordt gerealiseerd in het programma Vernieuwing Gegevens. Jef heeft meerdere opdrachten in dit kader vervult:
- Jef is in eerste instantie gevraagd om voor het programma een Solution Architectuur voor de Relatiebeheerdienst uit te werken.
- Vanuit de SA voor de Relatiebeheerdienst is de behoefte aan een expliciete Business Architectuur naar voren gekomen waarbij Jef is gevraagd als lead architect een team te coachen naar een gedegen BA.
- Het programma Vernieuwing Gegevens realiseert de randvoorwaarden waarmee de business zelf invulling moet geven aan de doelstelling zoals verwoord in de RA en DA. Voor bestaande gegevensstromen is er behoefte aan een migratiestrategie waarvoor Jef het business perspectief heeft uitgewerkt als migratie voorbereidingsstrategie.
- De lopende gegevensstromen in het kader van internationale gegevensuitwisseling en het verwijzingsportaal bankgegevens kennen sterke externe invloeden. Jef is gevraagd om de business te helpen de governance en inrichting van deze gegevensstromen te verbeteren binnen de kaders van de Vernieuwing Gegevens.
Rolbeschrijving
De taak van de business architect is om de visie van de opdrachtgever te vertalen in een architectuur. Concreet betekent dit:
- het in kaart brengen van de doelstellingen en de bijbehorende dienstverlening,
- definieren van de bijbehorende principes,
- een toetsing aan de geldende wet- en regelgeving en de architectuur kaders,
- de bijbehorende informatieverwerking en processen in kaart brengen,
- het ontwerpen van een samenhangend geheel binnen de geldende architectuurprincipes van de Belastingdienst,
- adviseren en informeren van de opdrachtgever om de aansluiting op het beleid te waarborgen.
Project typering
Mijn werkzaamheden vielen onder de paraplu van een organisatie brede verandering die het (her)gebruik van gegevens herstructureert met als doel oplossen dataschuld (af kunnen leggen van verantwoording over (her)gebruik) en oplossen technische schuld. De werkwijze van het programma Vernieuwing Gegevens is gebaseerd op Safe/Agile.
Als Business architect heb ik een Business Solution Architectuur opgesteld voor de Relatiebeheerdienst. Hierin is een oplossing ontworpen voor het gehele proces rondom Gegevens Lever Overeenkomsten (GLO) en de realisatie daarvan. Ook de benodigde organisatorische aanpassingen die het modelgedreven werken met zich meebrengt is onderdeel van deze SA. De SA heeft o.a. inzichtelijk gemaakt dat de bovenliggende Business Architectuur onvoldoende was. Omdat dit voor de business relatief nieuwe materie betreft heeft Jef als Lead Business Architect het team op inhoud ondersteund.
In de BA is een modulaire dienstverlening gedefinieerd die aansluit bij de toekomstvisie van de Referentie Architectuur. Hiervoor is gebruik gemaakt van het concept van de Informatie Verwerkende Organisatie en de principes van Fit for Purpose (ingangscontrole) en Fit for Use (uitgangscontrole). Naast de Relatie Beheer en het beheer van Gegevens Lever Overeenkomsten (GLO) zijn de primaire diensten voor de gegevensstromen gedefinieerd.
Vervolgens is Jef gevraagd om een migratie voorbereidingsstrategie op te stellen waarmee de business de bestaande gegevensstromen in kan passen in de nieuwe, modelgedreven, werkwijze die de Vernieuwing Gegevens voorstaat. Bij toepassing moet het resultaat een business opdracht zijn waarmee de te migreren gegevensstroom geïmplementeerd kan worden op het nieuwe gegevensplatform. Door de bestaande technische schuld was een initieel analyse proces per gegevensstroom essentieel om de GAP tussen IST en SOLL te expliciteren. Op basis hiervan en de status van de ontwikkeling van het gegevensplatform, kan de haalbaarheid van de migratie bepaald worden. De migratie kent daarmee twee complementaire doelstellingen: oplossen van de dataschuld (verantwoording) en oplossen van de technische schuld.
De tweede fase van mijn werkzaamheden zijn onderdeel van de lijnorganisatie die zelf de taak heeft haar werkzaamheden aan te passen aan de zogenaamde Vernieuwing Gegevens. Daarmee heeft het de karakteristieken van een staf-/adviesfunctie aan het MT.
Vanuit de business is de hulpvraag ontstaan een visie en architectuur op te stellen om de besturing van de Internationale gegevensstromen, binnen de kaders van de RA/DA, te optimaliseren. Parallel heeft Jef de business architectuur voor het gebruik van het Verwijzingsportaal Bankgegevens (VB) met een specialistisch team uitgewerkt om de belangen van de Belastingdienst bij deze externe ontwikkeling te waarborgen. Onderdeel van de architectuur uitwerking van het VB-gebruik is de verandering in werkwijze die het concept aansluiten i.p.v. repliceren met zich meebrengt voor het organisatorisch- en procesperspectief.
Inhoudelijke uitdagingen
De verschillende deelopdrachten kennen ieder hun eigen uitdagingen.
- Opstellen van een Business Architectuur
In een IV gedreven organisatie – als gevolg van een informatieverwerkend karakter van de bedrijfsvoering – is een van de grote valkuilen, wensen en doelstellingen te formuleren in de vorm van IV oplossingen. De uitdaging was om het business perspectief los van het IV perspectief te ontwikkelen zodat de dienstverlening aan de afnemer centraal komt te staan. - Migratie voorbereidingsstrategie
De SOLL situatie gaat uit van vraag- en modelgedreven gegevensstromen waar de IST situatie is gebouwd op IV voorzieningen. De uitdaging was om de IV-werkelijkheid te respecteren en toch vraag- en modelgedreven te migreren. Complicerende factor was het feit dat de services van het platform nog volop in ontwikkeling waren. Door de bestaande data schuld en technische schuld was een degelijke inventarisatie van de IST noodzakelijk voor de GAP met de SOLL helder was en de haalbaarheid van de migratie bepaald kon worden . Daarbij was het waarborgen van de continuïteit in de dienstverlening uitgangspunt. - Besturing van het omgaan met externe ontwikkelingen
Vanuit Europa komen steeds meer richtlijnen (DAC) die gevolgen hebben voor de Belastingdienst. Het groeiende belang van deze richtlijnen en de omvang vragen om een aangepaste governance op de internationale gegevensstromen als geheel. De uitdaging hierbij is dat de organisatie bron- en wetgedreven is ingericht waardoor de internationale gegevensstromen qua verantwoordelijkheid zijn verdeeld over de organisatie en een centrale governance praktisch onmogelijk is. Daarbij komt dat de organisatie primair ingericht is op het uitvoeren van nationale wet- en regelgeving waarbij internationale wet- en regelgeving niet altijd de prioriteit kan krijgen die het verdient. Een derde uitdaging is dat de middelen centraal worden beheerd waardoor het lastig is om voor de internationale gegevensstromen voldoende vrij te maken als dat werklast vanuit de nationale gegevensstromen hoog is.Voor het verwijzingsportaal bankgegevens (VB) ligt de uitdaging in het feit dat het ontwikkeld is vanuit opsporingsperspectief en dus onder aansturing van Justitie en Veiligheid valt. De Belastingdienst is aangehaakt op deze ontwikkeling en vraagt een hogere servicegraad als het potentieel van het VB ten volle benut wordt (het centrale punt voor gegevensuitwisseling tussen financiële dienstverleners en de overheid). Dat houdt in dat doorontwikkeling voor de Belastingdienst consequenties heeft voor het portaal in de huidige vorm. Door een verschuiving in de relatieve belangen van het gebruik tussen de verschillende afnemers moet de governance aangepast met betrekking tot de verschillende ministeries.
Jef heeft deze uitdagingen aangegaan vanuit zijn expertise om de ‘samenhang der dingen’ te zien. Door goed te inventariseren wat er speelt vanuit alle perspectieven heeft als architect en adviseur in de verschillende projecten laten zien wat er speelt, waar knelpunten zitten en hoe deze in het kader van de doelstellingen opgelost kunnen worden. Door zich te focussen op de inhoudelijke uitdaging kon hij vanuit de inhoud – feiten – adviseren richting het MT. Besluiten en voortschrijdend inzicht van het MT kon hij, samen met het team, snel verwerken tot een impact analyse en plan van aanpak.
Invulling van de rol
Jef heeft de volgende invulling gegeven aan zijn rol:
- Intensieve afstemming met opdrachtgevers en stakeholders om het doel en de scope te kunnen expliciteren.
- Structureren en modelleren van informatie in een architectuur repository als bron voor heldere communicatie stukken en architectuur documentatie.
- Werken in een team waarbij zijn inhoudelijke conceptuele kracht wordt gebundeld met management benaderingen en operationele toepassingen.
- Sturen en bijsturen vanuit de architectuur – principes en concepten – zonder te snel in de details van de uitzonderingen te vervallen.
Resultaten
Er is een Business Architectuur (BA) opgeleverd rondom met het MT afgestemde principes. Belangrijk onderdeel van de BA is de modulaire dienstverlening waaruit de verschillende (gegevens)producten van CAP Gegevens, in de rol van gegevensmakelaar, kunnen worden samengesteld. Omdat het primair gaat over gegeven hergebruik is ingangscontrole, is dit goed genoeg om mee te werken (Fit for Purpose). Door klantspecifieke gegevensstromen te bouwen met generieke services is ook een uitgangscontrole nodig (Fit for Use). Hiermee kan worden vastgesteld of voldaan wordt aan de afspraken in de Gegevens Lever Overeenkomst (GLO) voor zowel de inkomende als de uitgaande gegevensstroom.
Op basis de diensten in de BA is in de migratie voorbereidingsstrategie een aanpak ontwikkeld die uitgaat van de bestaande dienstverlening en vertaald wordt naar de gewenste dienstverlening. Hiervoor wordt de modelgedreven aanpak van de Vernieuwing Gegevens toegepast zodat de doelstellingen van het oplossen van de dataschuld bereikt wordt. In voorkomende gevallen kan dat betekenen dat er een degradatie is in de dienstverlening omdat of de wettelijke grondslag ontbreekt of het oneigenlijke dienstverlening is die niet past in het toekomstbeeld van CAP Gegevens.
Voor de internationale gegevensstromen is een onderbouwing gegeven – op basis van een business architectuur perspectief – waarmee een verandertraject is opgestart, in samenwerking met het ministerie van Financien, om de governance op de internationale gegevensstromen te herstructureren.
Voor het Verwijzingsportaal Bankgegevens (VB) is de voorbereiding van een beleidsmatige verandering rondom financiële gegevensstromen zodat op termijn alle het hergebruik van financiële gegevens ondersteund gaan worden door het VB en optimaal invulling geven wordt aan de doelstelling ‘aansluiten voor repliceren’.
Trots
Waar Jef in dit project het meest trots op is?
De samenwerking met het team en de opdrachtgever hebben het mogelijk gemaakt om vanuit de ‘samenhang der dingen’, op basis van een business architectuur perspectief, de business in staat te stellen steviger aan het roer te staan bij interne veranderingen en ontwikkelingen van buitenaf. Er is een generieke dienstverlening gedefinieerd en toegepast, waarmee klantspecifieke producten samengesteld kunnen worden die voldoen aan wet- en regelgeving en de kwaliteitsbehoefte van de afnemer. Daarmee is CAP Gegevens als gegevensmakelaar, nu en in de toekomst, een waardevolle partner voor de hele organisatie