MIA en Kennismanagement

De rol van kennis binnen de Moderne Informatie-architectuur

Kennis is in de Moderne Informatie-architectuur (MIA) geen apart object, maar een vanzelfsprekend onderdeel van hoe informatieobjecten worden gebruikt en beheerd. Persoonlijke ervaring, feiten die als informatieobject zijn vastgelegd, en explicitering via metadata zorgen er samen voor dat kennis impliciet al in de architectuur aanwezig is. Het resultaat is dat kennismanagement geen aparte laag vormt, maar ingebed is in het generieke verwerkingspatroon van MIA. Voor bestuurders en managers betekent dit dat MIA kennisontwikkeling en -borging automatisch meeneemt in de inrichting van informatie-architectuur, zonder extra complexiteit of nieuwe objecttypen.

Kennismanagement en internationale standaarden

Kennismanagement wordt in de literatuur doorgaans omschreven als het systematisch beheren van kennis binnen een organisatie, zodat deze effectief kan worden gedeeld, toegepast en ontwikkeld. Een veelgebruikte definitie is die van Davenport en Prusak (1998)[1]: “Knowledge management is a process of capturing, distributing, and effectively using knowledge.” Ook Nonaka en Takeuchi (1995 ISBN 978-0195092691)[2] benadrukken met hun SECI-model (Socialization, Externalization, Combination, Internalization) de dynamiek tussen impliciete en expliciete kennis. Deze kaders vormen de basis van veel kennismanagementpraktijken.

Daarnaast bestaan er internationale normen die richting geven. ISO 30401:2018[3] biedt eisen en richtlijnen voor het opzetten en verbeteren van een kennismanagementsysteem. ISO 9001:2015 (7.1.6)[4] verplicht organisaties om noodzakelijke kennis te identificeren, beschikbaar te stellen en te behouden in hun processen. In beide gevallen gaat het om het borgen van de kennis die nodig is om processen goed te laten functioneren.

Binnen MIA sluiten we hierbij aan, en vullen we dit op een passende manier in. Waar ISO spreekt over noodzakelijke proceskennis, zien we in MIA dat deze kennis niet alleen operationeel impliciet aanwezig is, maar expliciet gemaakt moet worden als informatieobject. Deze kennis wordt gebruikt als contextinformatie in de metadata, door ernaar te refereren. Zodra een procesresultaat persistentiewaardig is, geldt dat de bijbehorende proceskennis dat automatisch ook moet zijn. Zo wordt proceskennis onderdeel van de persistente omgeving, gekoppeld via relaties met resultaten en andere informatieobjecten. Daarmee operationaliseert MIA de eisen uit ISO 9001 en ISO 30401 in de taal van informatieobjecten, informatieposities en informatietoestanden. Spanningen worden zo opgelost door kennismanagementprincipes niet los te organiseren, maar in te bedden in de architectuur.

Gangbare definities van kennis

In bestaande methoden en standaarden zijn meerdere definities van kennis gangbaar. Zo spreekt ISO 30401:2018 over ‘menselijke of geobjectiveerde assets die organisaties in staat stellen effectieve beslissingen en acties te nemen’. ISO 9001:2015 benoemt kennis als ‘noodzakelijk voor de werking van processen’. Davenport en Prusak (1998) zien kennis als ‘een mix van ervaringen, waarden, contextuele informatie en deskundig inzicht’. Nonaka en Takeuchi (1995) onderscheiden vooral impliciete (tacit) en expliciete kennis en beschrijven de dynamiek daartussen in hun SECI-model.

Deze definities zijn gebruikt om de aansluiting met MIA te verduidelijken. MIA neemt elementen over: ervaring, interpretatie en onderbouwing uit Davenport en Prusak, het impliciet/expliciet-onderscheid van Nonaka en Takeuchi, en het proces- en organisatieniveau uit ISO. Het verschil is dat MIA kennis niet als apart object(en) hanteert, maar positioneert als eigenschap van informatieobjecten en zichtbaar maakt via informatieposities en informatietoestanden.

De rol van kennis in MIA

In de Moderne Informatie-architectuur (MIA) is kennis geen apart objecttype. Kennis is een eigenschap van informatieobjecten en ontstaat door de manier waarop actoren met deze objecten omgaan in een bepaalde context. Daarmee heeft MIA kennis impliciet al geïntegreerd in haar architectuur, zonder de noodzaak een afzonderlijk ‘kennisobject’ te introduceren. Dit geldt zowel voor de generieke architectuur als voor de afgeleide PMOI-doelarchitectuur.

Een informatieobject is een samenhangend geheel van gegevens met betekenis, voorzien van metadata die context en toepassingsregels vastleggen. Informatieposities zijn de definities van situaties waarin actoren toegang hebben tot informatieobjecten en waarbinnen ze handelen of besluiten nemen. Kennis ontstaat precies op dat kruispunt: wanneer een actor informatieobjecten gebruikt binnen een specifieke informatiepositie, en daarbij persoonlijke ervaring, interpretatie en afweging inzet. Het resultaat daarvan is vastgelegd in een informatieobject waarvan de metadata duidelijk maakt hoe de toepassing of interpretatie tot stand kwam.

Vormen van kennis

Binnen MIA onderscheiden we drie ontwikkelingsstadia van kennis:

• Persoonlijke kennis is impliciet aanwezig bij actoren (tacit knowledge). Zij beïnvloedt hoe informatie wordt begrepen en toegepast, maar is niet direct overdraagbaar.
• Herbruikbare kennis ontstaat zodra persoonlijke kennis expliciet wordt gemaakt, in eerste instantie als context- en toepassingsinformatie in de metadata van een informatieobject. Dit maakt overdracht en hergebruik mogelijk. Bij hoge impact of brede procesafhankelijkheid kan herbruikbare kennis direct als zelfstandig informatieobject worden vastgesteld, conform het principe ‘éénmalig vastleggen, meervoudig hergebruiken’.
• Gegeneraliseerde kennis ontstaat wanneer herbruikbare kennis structureel van waarde blijkt. In dat geval wordt zij vastgelegd als zelfstandig informatieobject dat persistent wordt bewaard. Deze gegeneraliseerde kennisobjecten bevatten de contextuele relatie met de oorspronkelijke persoonlijke kennis en worden maatschappelijk, juridisch of organisatorisch blijvend betekenisvol geacht.

Binnen deze drie stadia positioneren we ook feitenkennis. Feitenkennis ontstaat niet door toepassing of ervaring, maar door waarheidsvinding. Denk daarbij aan registraties, waarnemingen of metingen die gevalideerd zijn en als informatieobject vastgelegd worden. Net als andere kennis kan feitenkennis persoonlijk, herbruikbaar of gegeneraliseerd zijn. Het streven is daarbij om feitenkennis zoveel mogelijk de status van gegeneraliseerde kennis te laten bereiken, omdat alleen dan de betrouwbaarheid en borging van die feiten gegarandeerd is.

Belangrijk hierbij is dat kennis op zichzelf geen nieuwe informatietoestand vormt. Een informatietoestand is de (theoretische) complete samenstelling van alle informatie over een onderwerp of object op een bepaald moment in de tijd, inclusief de onderlinge relaties. Een informatietoestand omvat alle informatieposities (actor-, tijd- en contextgebonden) die op dat moment bestaan, en omvat in theorie ook informatie die (nog) niet is geregistreerd of vastgelegd. Het is daarmee een theoretisch referentiekader; in de praktijk wordt het benaderd via de som van de geregistreerde informatieposities. Kennis kan onderdeel uitmaken van zo’n informatietoestand, maar het toevoegen van een kennisclassificatie verandert de reeds vastgestelde informatietoestand niet. Wat er wél gebeurt: er wordt een nieuw informatieobject vastgesteld dat de nieuwe kennis representeert en relationeel is verbonden met zijn voorgangers. Zo krijgt kennis betekenis door de relaties binnen het geheel van informatieobjecten en informatietoestanden; een apart kennisobject is niet nodig.

Het kennismanagementpatroon

Het kennismanagementpatroon, zoals dat integreert in MIA, sluit aan op de eerdergenoemde ISO-standaarden.

• ISO 9001 vraagt om noodzakelijke proceskennis te identificeren en beschikbaar te houden. Binnen MIA zien we dit terug in het operationeel perspectief waar actoren hun persoonlijke kennis en feitenkennis inzetten.
• ISO 30401 richt zich op het systematisch borgen van kennis. Dit correspondeert met het voortgangs- en persistentieperspectief in MIA waar explicitering, vastlegging en selectie voor persistentie plaatsvinden.

Waar ISO doorgaans kennismanagement als een los proces neerzet, integreert MIA deze principes in haar architectuur.

De moderne informatie-architectuur ziet kennisontwikkeling als een kennismanagementpatroon dat aansluit bij het generieke verwerkingspatroon en de daarin gebruikte vier perspectieven:

1. Operationeel perspectief
   Actoren gebruiken hun persoonlijke (tacit) kennis en maken gebruik van informatieobjecten die feitenkennis bevatten bij het verwerken en toepassen van informatie in de operationele omgeving. De kennis beïnvloedt de interpretatie en duiding van informatieobjecten.
2. Voortgangsperspectief
   Voor verantwoording en herleidbaarheid wordt de invloed van persoonlijke kennis expliciet gemaakt in metadata: context, aannames en toepassingsregels. Hierdoor wordt zichtbaar waarom bepaalde besluiten of duidingen zijn gemaakt en hoe feitenkennis is toegepast.
3. Persistentieperspectief
   Door systematisch metadata en ervaringen te verzamelen, beoordelen en te wegen, ontstaan patronen die leiden tot herbruikbare kennis. Deze patronen worden vastgelegd als informatieobjecten, zoals richtlijnen, best practices of modellen. Wanneer de waarde structureel en blijvend is, worden deze informatieobjecten persistent bewaard als gegeneraliseerde kennis.
4. Raadpleegperspectief
   Gegeneraliseerde kennisobjecten zijn blijvend benaderbaar voor hergebruik. Ze maken het mogelijk dat toekomstige actoren beslissingen en toepassingen baseren op gedeelde inzichten, en nieuwe kenniscycli starten.

Geldigheid, bewaartermijnen en feitenkennis

Een belangrijk aspect van informatie in het algemeen en daarmee ook van kennis binnen MIA, is de geldigheid in de tijd. Kennis kan door nieuw onderzoek, voortschrijdend inzicht of andere gebeurtenissen achterhaald raken. Dit betekent niet dat zij haar informatiewaarde verliest: in de historische context van de tijd waarin zij is toegepast blijft die kennis geldig. Voor verantwoording en reproduceerbaarheid blijft het noodzakelijk de informatiepositie(s), waar die kennis onderdeel van was, te kunnen reconstrueren.

Dit heeft gevolgen voor de bewaartermijnen. In beginsel geldt voor alle informatieobjecten een bewaartermijn. Voor informatieobjecten die als kennis zijn aangemerkt, kan gekozen worden voor een bewaartermijn ‘voor altijd’, omdat kennis tijdloos is in haar historische betekenis. Daarbij geldt wel dat de inhoud van kennisobjecten nooit in strijd mag zijn met principes van proportionaliteit, anonimiteit, betrouwbaarheid, integriteit, juistheid, toegankelijkheid en veiligheid (zoals benoemd in standaarden als ISO 15489, MDTO, AVG, BIO en de Archiefwet. De opname van de BIO onderstreept daarbij dat kennisobjecten, net als andere informatieobjecten, ook moeten voldoen aan de verplichte beveiligingsnormen voor overheidsinformatie). Deze criteria worden toegepast bij het vaststellen of en hoe een object persistentiewaardig is en bij het definiëren van het persistente informatieobject. Het is daarnaast verstandig periodiek (bijvoorbeeld eens per vijf of tien jaar) te evalueren of de status ‘voor altijd’ nog passend is en of de kennis nog steeds persistentiewaardig is.

Kennis kan zich ontwikkelen. Wanneer nieuw inzicht ontstaat, kan een nieuw informatieobject worden vastgesteld dat voortbouwt op het oude. Het oude object kan dan via metadata worden gekoppeld aan het nieuwe, bijvoorbeeld met relaties als is voorganger van, komt voort uit of is afgeleid van. Zo blijft zowel de historische kennis reproduceerbaar als de actuele kennis beschikbaar.

Wanneer wordt kennis feitenkennis?

Niet alle kennis is feitenkennis. Feitenkennis ontstaat wanneer kennis berust op gevalideerde registraties, metingen of waarnemingen die als informatieobject zijn vastgelegd. Drie criteria zijn daarbij leidend:

1. Validatie – de registratie is gecontroleerd en voldoet aan kwaliteitsregels.
2. Contextualisering – de registratie is vastgelegd in een informatieobject met metadata die betekenis en geldigheid beschrijven, in lijn met principes zoals vastgelegd in MDTO, ISO 15489 en de AVG.
3. Herleidbaarheid – de totstandkoming is reproduceerbaar en traceerbaar.

Feitenkennis doorloopt dezelfde ontwikkelingsstadia als andere kennis: zij kan persoonlijk, herbruikbaar of gegeneraliseerd zijn. Het streven is om feitenkennis zoveel mogelijk de status van gegeneraliseerde kennis te laten bereiken, zodat de betrouwbaarheid en borging van feiten duurzaam is gewaarborgd. Feitenkennis is niet ‘meer waar’ dan andere kennis, maar meer reproduceerbaar en geborgd door validatie, context en herleidbaarheid.

Belangrijke definities binnen MIA

Om verwarring te voorkomen is het nuttig enkele kernbegrippen eenduidig te beschrijven op basis van de MIA definities:

• Informatieobject – een samenhangend geheel van betekenisvolle gegevens, voorzien van metadata die context, toepassingsregels, aannames en herkomst vastleggen. Het is de basiseenheid van MIA vanuit businessperspectief en wordt technisch gerealiseerd in dataobjecten in systemen.
• Informatiepositie – de situatie waarin een actor op een bepaald moment en in een bepaalde context toegang heeft tot een set informatieobjecten. De informatiepositie bepaalt waarover een actor kan beschikken om te handelen of besluiten te nemen.
• Informatietoestand – de (theoretische) complete samenstelling van alle informatie over een onderwerp of object op een bepaald moment in de tijd, inclusief de onderlinge relaties. Een informatietoestand omvat alle informatieposities (actor-, tijd- en contextgebonden) die op dat moment bestaan, en omvat in theorie ook informatie die (nog) niet is geregistreerd of vastgelegd. Het is daarmee een theoretisch referentiekader; in de praktijk wordt het benaderd via de som van de geregistreerde informatieposities.
• Kennis – de ervaring, interpretatie en bijbehorende onderbouwing van een actor bij het toepassen van informatieobjecten binnen een informatiepositie. Kennis krijgt pas betekenis door explicitering in metadata en door de relaties met andere informatieobjecten en informatietoestanden.
• Persoonlijke kennis – impliciete (tacit) kennis van een actor, niet direct overdraagbaar tenzij geëxpliciteerd.
• Herbruikbare kennis ontstaat zodra persoonlijke kennis expliciet wordt gemaakt, in eerste instantie als context- en toepassingsinformatie in de metadata van een informatieobject. Dit maakt overdracht en hergebruik mogelijk.
• Gegeneraliseerde kennis ontstaat wanneer herbruikbare kennis structureel van waarde blijkt. In dat geval wordt zij vastgelegd als zelfstandig informatieobject dat persistent wordt bewaard. Deze gegeneraliseerde kennisobjecten bevatten de contextuele relatie met de oorspronkelijke persoonlijke kennis en worden maatschappelijk, juridisch of organisatorisch blijvend betekenisvol geacht.
• Feitenkennis – kennis die berust op gevalideerde registraties, metingen of waarnemingen die als informatieobject zijn vastgelegd. Net als andere kennis kan zij persoonlijk, herbruikbaar of gegeneraliseerd zijn.

Conclusie

Kennis is binnen MIA geen los object, maar een eigenschap en kwalificatie van informatieobjecten. Daarmee sluit MIA aan bij internationale standaarden en theorieën, maar vertaalt deze naar de taal van informatiearchitectuur. Door persoonlijke kennis via metadata zichtbaar te maken, herbruikbare kennis te expliciteren en gegeneraliseerde kennis als persistentiewaardig vast te leggen, ontstaat een consistent model dat recht doet aan zowel de dynamiek van kennisontwikkeling als de noodzaak van duurzame verantwoording. Feitenkennis neemt hierin een bijzondere plaats in, omdat zij expliciet gevalideerd moet worden om betrouwbaar te zijn. Voor organisaties betekent dit dat kennismanagement niet naast, maar ín de architectuur wordt georganiseerd: als onderdeel van het generieke verwerkingspatroon, gekoppeld aan informatieposities en informatietoestanden. Daarmee borgt MIA dat kennis niet alleen vandaag bruikbaar is, maar ook in de toekomst verantwoord kan worden hergebruikt.

[1]  https://www.researchgate.net/publication/229099904_Working_Knowledge_How_Organizations_Manage_What_They_Know?utm_source=chatgpt.com

[2] https://lumsa.it/sites/default/files/UTENTI/u95/LM51_ITA_The%20Knowledge-Creating%20Company.pdf?utm_source=chatgpt.com

[3] https://www.researchgate.net/profile/Raqeyah-Jawad-Najy/post/Knowledge_Management_System-ISO_304012018_is_it_effective_in_culture_change/attachment/608c560b6b953100014849a2/AS%3A1018370279350273%401619809803880/download/ISO-30401-2018.pdf?utm_source=chatgpt.com

[4] https://www.thecoresolution.com/clause-7-1-6-iso-9001-explained?utm_source=chatgpt.com