MIA 2e editie – Management perspectief

Hoofdstuk 5 – Stop met zoeken, start met weten

Dit hoofdstuk richt zich op het management dat strategie moet vertalen naar dagelijks handelen. Het laat zien hoe je informatie als productiefactor bestuurbaar maakt in plaats van een dure bijzaak.

De kernvraag is concreet. Hoe weet je als manager dat jouw team of afdeling morgen beter met informatie omgaat dan vandaag? Het hoofdstuk introduceert het begrip informatiepositie als sleutel.

Een informatiepositie is het geheel aan informatie dat op een bepaald moment nodig is om een besluit te nemen, een dienst te leveren of verantwoording af te leggen.

De tekst laat zien hoe je vanuit taakstelling en resultaatgebieden deze posities kunt tekenen.

• Welke informatieobjecten zijn nodig.
• In welke omgeving horen ze op welk moment.
• Hoe ziet een volwassen informatiepositie eruit.

Zo ontstaat een taal waarmee management en professionals samen de informatiehuishouding kunnen verbeteren.

Daarna gaat het over verandering. Als je weet welke informatiepositie je nodig hebt, hoe kom je daar dan vanuit de huidige situatie? Dit hoofdstuk beschrijft transitiepaden tussen startposities en resultaatposities. De onderliggende vraag: Plan je verandering rond projecten en systemen, of rond herkenbare stappen in de informatiepositie? MIA kiest voor het laatste. Door per stap te beschrijven welke informatieobjecten erbij komen, welke context wordt toegevoegd en welke omgeving wordt betrokken, wordt verandering toetsbaar en uitlegbaar. Management krijgt zo een stuurmiddel dat direct gekoppeld is aan de kwaliteit van dienstverlening en verantwoording.

In het slot komt de verbinding met normen en rollen aan bod. Hoe passen DUTO, MDTO, Woo, Who, AVG en Archiefwet in dit beeld. En wat betekent dit voor functies als informatiemanagement, recordmanagement en kennismanagement. Het hoofdstuk maakt duidelijk dat deze rollen geen losse programma’s vormen, maar samen een kring rond de informatieposities. De vraag schuift dan van wie verantwoordelijk is voor welk systeem naar wie verantwoordelijk is voor welke informatiepositie en haar groei. De lezer ontdekt dat een bereikte informatiepositie per definitie persistentiewaardig is. Daarmee wordt informatie niet alleen bruikbaar in het hier en nu, maar ook geschikt voor hergebruik en verantwoording op de langere termijn.

Hoofdstuk 6 – Samenhang en regie

Dit hoofdstuk draait om regie. Het onderzoekt wie er in de praktijk werkelijk aan de touwtjes trekt als het om informatie gaat en waarop die regie dan is gebaseerd.

We starten bij een herkenbare illusie. Wie heeft niet meegemaakt dat het ene grote systeem alle problemen zou oplossen. Het hoofdstuk laat zien waarom die aanpak in een complexe overheid onhoudbaar is. Taken, bevoegdheden en ketens laten zich niet in één applicatie persen. De onderliggende vraag wordt scherp. Wil je regie voeren op systemen en projecten, of op informatie zelf? MIA pleit voor het tweede. Daarmee verschuift de aandacht van technische integratie naar samenhang in informatieobjecten, definities en relaties.

Daarna introduceert het hoofdstuk de informatiecatalogus en de informatie-index. Niet als nieuwe speeltjes, maar als noodzakelijke infrastructuur om overzicht te krijgen. Hoe kun je verantwoord sturen als je niet weet welke informatieobjecten waar leven, met welke kwaliteit en onder welke verantwoordelijkheid? De catalogus en index maken informatieposities zichtbaar over bronnen en systemen heen. De vraag die dan op tafel komt: durf je te accepteren dat je geen volledig centraal systeem krijgt, maar wel een robuuste laag die verbinding legt tussen bronnen? De tekst laat zien hoe dit juist ruimte geeft voor vernieuwing zonder nieuwe lock-in.

In het laatste deel gaat het over governance. Welke organen, afspraken en registers heb je nodig om regie op informatie waar te maken? Het hoofdstuk beschrijft instrumenten als een architectuurboard, een informatiecatalogus als stuurinstrument en een uitzonderingenregister dat spanning en afwijkingen niet wegpoetst maar zichtbaar maakt. De onderliggende vraag klinkt helder. Wil je een rustige bestuursrapportage die frictie maskeert, of een eerlijk beeld dat spanning toont en keuzes afdwingt? MIA kiest voor het tweede. De lezer ziet hoe samenhang in de digitale werkelijkheid begint bij informatie en hoe bestuur en management met dit kader daadwerkelijk aan de knoppen kunnen zitten.