van Archiefwaardig naar Persistentiewaardig

1. Waarom deze aanpassing?

Binnen de Moderne Informatie-architectuur (MIA) spreken we voortaan van persistentiewaardig in plaats van archiefwaardig en duurzaam toegankelijk (ADT). De intentie blijft hetzelfde: bepalen welke informatie we duurzaam toegankelijk moeten houden voor hergebruik en verantwoording buiten het operationele proces.

De reden voor deze wijziging is tweeledig:

• De term archiefwaardig roept vaak de verkeerde associatie op: het klinkt alsof het gaat om het achteraf opbergen van álle informatie. Dit is niet in lijn met hoe de archiefwet hiernaar kijkt.

• In de praktijk heeft niet alle informatie die ontstaat in processen blijvende waarde. Een deel is ‘slechts’ tijdelijk nuttig (kladjes, concepten, proefballonnen, eigen back-ups) en hoeft niet naar een persistente omgeving. In bepaalde gevallen is die tijdelijke informatie wél relevant, dat hangt af van het proces en de verantwoording die daarbij hoort.

  – 

2. De levenscyclus van informatie

De Archiefwet schrijft voor dat informatie vanaf het ontstaan in een goede, geordende en toegankelijke staat moet zijn, totdat deze wordt vernietigd of blijvend bewaard. Het gaat dus om de hele levenscyclus, niet alleen om de eindfase.

DUTO (Duurzaam Toegankelijk Overheidsinformatie) sluit hier direct op aan: informatie moet vanaf het begin duurzaam toegankelijk zijn. Dat betekent dat je bij de creatie al nadenkt over vindbaarheid, context, betrouwbaarheid en toekomstbestendigheid.

  –

3. Twee omgevingen

MIA maakt onderscheid tussen twee omgevingen:

• Operationele omgeving
  Hier ontstaat informatie. Zij moet duurzaam toegankelijk zijn voor de uitvoering, rapportage en eventuele verantwoording binnen het proces. Dit omvat ook ’tijdelijke’  informatie, denk aan werkdocumenten, overlegnotities of tussenresultaten die nodig zijn om tot een besluit te komen.

• Persistente omgeving
  Hier wordt de informatie die blijvende waarde heeft, bewaard. Het gaat om die stukken die later nog nodig (kunnen) zijn voor hergebruik, rapportage of verantwoording buiten het operationele proces. Dit zijn o.a. besluiten, bewijsstukken, ontwerpen, beleidsonderbouwing of informatie met juridische waarde. Deze informatie wordt hier duurzaam bewaard en toegankelijk gehouden.

De overgang van de operationele naar de persistente omgeving vraagt om een bewuste selectie, een soort interne selectielijst.

 –

4. Wat betekent persistentiewaardig?

Persistentiewaardig is informatie die, op basis van wetgeving, beleid of maatschappelijke waarde, ná de operationele fase nodig blijft. Die informatie moet worden overgebracht naar de persistente omgeving.

Het gaat bijvoorbeeld om:

• • informatie die bewijs levert van besluiten of handelingen,

  • informatie die nodig is voor juridische of bestuurlijke verantwoording,

  • informatie die relevant blijft voor kennisdeling of hergebruik in nieuwe processen,

  • informatie die volgens de Archiefwet blijvend bewaard moet worden.

Meestal niet persistentiewaardig zijn bijvoorbeeld:

• • kladjes die alleen bedoeld waren om een idee te toetsen,

  • conceptversies zonder rol in besluitvorming,

  • tijdelijke kopieën of back-ups,

  • testbestanden of oefendocumenten.

Let op: soms kan een deel van deze informatie wél relevant zijn, bijvoorbeeld in beleidstrajecten of juridische procedures. De context van het proces bepaalt of ze persistentiewaardig zijn.

 –

5. Selectie als ontwerpprincipe

De overgang naar de persistente omgeving is geen automatisme. Het is een ontwerpprincipe binnen MIA:

• Selecteer bewust. Niet alles bewaren, maar goed motiveren wat door moet.

• Vernietig aantoonbaar. Wat niet persistentiewaardig is en geen bewaarplicht heeft, moet op tijd verdwijnen. Dit voorkomt risico’s, kosten en schijnzekerheid.

• Documenteer keuzes. Vastleggen waarom iets wel of niet persistentiewaardig is, maakt verantwoording mogelijk en voorkomt willekeur. Maak bijvoorbeeld gebruik van het concept van de selectielijst.

  –

6. De rol van Archiefwet en DUTO

De Archiefwet vormt het juridische fundament. Zij verplicht dat informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moet zijn, en schrijft voor welke stukken blijvend bewaard moeten worden en welke na een termijn vernietigd moeten worden.

DUTO biedt praktische richtlijnen om dat vanaf het begin te borgen. Het gaat om eigenschappen zoals vindbaarheid, leesbaarheid, betrouwbaarheid, interpreteerbaarheid en toekomstbestendigheid. Deze eigenschappen gelden binnen MIA in beide omgevingen, maar met een ander doel en een andere horizon:

• operationeel → zolang het proces loopt, gaat uit van de actualiteit.

• persistent → zolang verantwoording of hergebruik vereist is, gaat uit van de tijdgebonden (informatie)werkelijkheid. .

 –

7. Wat levert dit op?

Door de term persistentiewaardig te gebruiken wekken we niet de indruk dat we pas achteraf archiveren. En met de term persistentiewaadig wordt duidelijk dat het niet gaat om alles bewaren, maar om gerichte selectie en duurzaam beheer. Dit voorkomt misverstanden, sluit aan bij de Archiefwet en DUTO, en helpt organisaties om hun informatiehuishouding toekomstbestendig in te richten.

Het resultaat is dat:

• • informatie die echt telt beschikbaar blijft voor samenleving en bestuur,

  • overbodige ballast tijdig verdwijnt,

  • duurzame toegankelijkheid vanaf het ontstaan geborgd is,

  • en verantwoording altijd kan plaatsvinden, binnen én buiten het proces.