Showcase: Belastingdienst – Schenkbelasting
Binnen de Belastingdienst wordt een van de laatste handmatige processen geautomatiseerd. De achterliggende reden is dat er een nieuwe wetgeving moet worden geïmplementeerd die in uitvoering afwijkt van de bestaande werkwijze. Het huidige proces kent een aantal (Excel) hulpmiddelen voor de uitvoering waarna de resultaten in een administratief systeem worden vastgelegd. Het geautomatiseerde proces moet leiden tot procesoptimalisatie waardoor het aantal benodigde FTE voor de uitvoering wordt teruggebracht en betrouwbaarheid van het proces toeneemt.
Rolbeschrijving
De taak van de business analist / informatie architect is om de Product Owner te ondersteunen bij de inhoudelijke sturing van het project. Dit betekent concreet:
- het in kaart brengen van het te automatiseren proces,
- een toetsing aan de geldende wet- en regelgeving,
- de informatiebehoefte in kaart brengen,
- het ontwerpen van een geautomatiseerde oplossing binnen de geldende architectuurprincipes van de Belastingdienst.
Project typering
Het project ziet toe op het ontwerpen en realiseren van het middelsysteem Schenkbelasting. Vanuit het IT-perspectief moet het project aansluiting zoeken bij de voorgeschreven interne en externe ketenpartners. Dit betreft o.a. het ontvangen van aangifte, de massale procesbesturing en oplossingen voor het mededelen richting de burger. De projectvorm is op basis van een Agile Scrum aanpak die ten tijde van het project geïmplementeerd wordt binnen de Belastingdienst. Gezien de omvang van de organisatie wordt er gekozen om ook delen van Safe toe te passen.
Inhoudelijke uitdaging
De uitvoering van de Belastingdienst, en daarmee ook de Product Owner, zijn gewend aan een zaaksgewijze benadering. Dit wil zeggen dat iedere aangifte op zichzelf en handmatig wordt behandeld in relatie tot de wet- en regelgeving.
Om een geautomatiseerd proces in te kunnen richten is een eenduidig proces noodzakelijk. Tijdens de analyse van het proces is door Jef geconstateerd dat vanuit de systeemgedachte de werkwijze op een aantal punten inconsistent is. Dit betekent niet noodzakelijkerwijs dat het ook wettelijk onjuist is. De grondoorzaak is een ambigue wetgeving en een handmatige werkwijze gebaseerd op individuele beoordelingen waarbij feitelijk alleen de resultaten worden geadministreerd.
De uitvoering kent een aantal werkprocessen die gedefinieerd worden door het vast te leggen resultaat. Dit is een logische situatie omdat een aangifte handmatig behandeld wordt voordat het resultaat wordt vastgelegd. Voor het geautomatiseerde systeem is een end-to-end procesdefinitie opgesteld waarmee alle benodigde resultaten gerealiseerd worden. Dus in plaats van verschillende processen voor het opleggen van een VA, DA, Vermindering of Navordering, hebben we één proces gecreëerd dat afhankelijk van de inhoud kan leiden tot een VA, DA, Vermindering of Navordering. Dit betekent voor de uitvoering een significante verandering die met fiscalisten, business owners en inspecteurs is afgestemd.
Jef heeft de volgende invulling gegeven aan zijn rol:
- Ter ondersteuning van de Product Owner heeft hij diverse sessies met de business gehouden om de werkwijze binnen de Schenkbelasting te achterhalen. Belangrijkste aspect is daarbij de toepassing van de geldende wet- en regelgeving die niet is opgesteld met automatisering in gedachte (de wet stamt uit 1956).
- Als teamlid in het Scrum team heeft Jef de rol op zich genomen om de benodigde domeinkennis vanuit informatieperspectief in het team te brengen. Zijn focus lag daarbij op het ontwerpen van een te automatiseren proces en dit in overleg met de PO’er op te splitsen in features en User Stories.
- Ter ondersteuning van het management en de Scrum Master heeft Jef geadviseerd over de implementatie van de Agile werkwijze.
Invulling van de rol
Jef heeft de volgende invulling gegeven aan zijn rol:
- Ter ondersteuning van de Product Owner heeft hij diverse sessies met de business gehouden om de werkwijze binnen de Schenkbelasting te achterhalen. Belangrijkste aspect is daarbij de toepassing van de geldende wet- en regelgeving die niet is opgesteld met automatisering in gedachte (de wet stamt uit 1956).
- Als teamlid in het Scrum team heeft Jef de rol op zich genomen om de benodigde domeinkennis vanuit informatieperspectief in het team te brengen. Zijn focus lag daarbij op het ontwerpen van een te automatiseren proces en dit in overleg met de PO’er op te splitsen in features en User Stories.
- Ter ondersteuning van het management en de Scrum Master heeft Jef geadviseerd over de implementatie van de Agile werkwijze.
Resultaten
In eerste instantie is een informatie definitie opgesteld voor een nieuwe digitale aangifte op basis waarvan een genormaliseerd aangiftebericht is gedefinieerd in de vorm van een XSD. Dit vormt de basis voor de rest van het te realiseren geautomatiseerde proces. Door Jef is een procesarchitectuur opgesteld aansluitend op de bestaande IT-architectuur. Voor het middelsysteem is iteratief een IT-ontwerp (functioneel) gemaakt wat door het developmentteam in Sprints is gerealiseerd.
Voor de verschillende berekeningen is door Jef een aangepaste eenduidige rekenmethodiek opgesteld die voldoet aan de wet- en regelgeving. De methode is geschikt voor automatisering in een business rule engine en wordt gedragen door alle stakeholders.
Het geheel aan processen, systemen, business rules, rekentegels en onderhavige wetgeving is met hun onderlinge relaties door Jef gedocumenteerd in een architectuur repository die op basis van HTML voor de gebruikers ontsloten is. Deze architectuur is opgesteld volgens het Zachman Framework en bevat views voor diverse stakeholders zoals de Product Owner, de verschillende architecten, Functioneel Beheer en de ontwikkelteams
Trots
Waar Jef in dit project het meest trots op is?
De gerealiseerde samenwerking tussen de diverse verantwoordelijkheidsgebieden die tezamen een ketenproces moeten realiseren. Dit met een iteratieve en incrementele (Agile) werkwijze, die nog geen standaard werkwijze vormt voor de Belastingdienst. Door Jef’s inbreng vanuit systeemperspectief is, in een relatief korte tijd, een werkend geautomatiseerd proces gerealiseerd dat voldoet aan de prioriteiten van de Product Owner. Dat hiervoor de denkwijze bij zowel business als IT bijgesteld moest worden, maakt het gedragen resultaat iets om trots op te zijn.
Klantbeleving
In het afgelopen periode (2017- maart 2018) heeft Jef Bergsma zich beziggehouden met de business-analyse en het maken van een ontwerp aangaande een nieuw te ontwikkelen applicatie voor de verwerking van de aangiften Schenkbelasting tot en met het opleggen van aanslagen voor de Belastingdienst.
Om deze werkzaamheden te kunnen verrichten was kennis van de totale wetgeving noodzakelijk. Jef heeft deze kennis zich op zeer korte termijn eigen gemaakt. Hierbij heeft Jef door zijn spontane en kritische houding het respect van de specialisten Schenkbelasting in dienst van de Belastingdienst verworven. Hij is de discussie met hen om de tekortkomingen in de interpretatie van de wet niet uit de weg gegaan. Hij bleef altijd respectvol en sprak zijn waardering naar de medewerkers van de Belastingdienst ook uit.
Op basis van deze verworven kennis is een duidelijk ontwerp gemaakt met alle benodigde specificaties. Dit ontwerp is nu en zal in de toekomst van grote waarde zijn bij de verdere ontwikkeling van de applicatie.
Karakterschets van de persoon Jef Bergsma: kritisch, respectvol, buitengewoon intelligent, humoristisch, kortom een prettig persoon om mee samen te werken. Daarnaast beschikt hij over een zeer goed analytisch vermogen in combinatie met overtuigingskracht. Op elk gewenst moment, indien een aanpassing in het ontwerp nodig blijkt, maakt hij een goede inschatting en overziet wat de gevolgen voor het totaal zijn.
Theo Kusters
Product Owner Schenkbelasting
Belastingdienst
